De enkelte organisasjoner har i tillegg sine egne interne rutiner som skal følges, og det kan derfor være arbeidskrevende å sikre at et innkjøp gjøres formelt riktig.
Vårt web-baserte innkjøpsstøttesystem (ProSus) som bistår en innkjøper ved å velge riktig innkjøpsprosedyre vil kunne bidrar til å redusere arbeidsmengden og senke opplæringsterskelen. ProSus skal bidra til innkjøp som er:
-
Effektive
-
Reglementære
-
Korrekt dokumentert
ProSus gir gevinster både for organisasjonen som helhet og direkte for de ulike gruppene som er "stakeholders" i en innkjøpsprosess: ledelse, saksbehandler (eller behovshaver) og innkjøpsansvarlig:
-
Oversikt. ProSus viser oversikt over alle innkjøp. En administrator kan til enhver tid få oversikt over alle påbegynte innkjøp. Se hvor i prosessen et innkjøp er, hvilken anskaffelsesform er benyttet, hvem som har levert tilbud og så videre.
-
Etterlevelse av regelverk. ProSus gjør det enkelt for en bruker å etterleve regelverket gjennom direkte lenker til lovverk og praksis knyttet opp mot hvor man er i innkjøpsprosessen.
-
Anbudsprotokoll. Anbudsprotokollen genereres automatisk ut fra brukerens handlinger ved gjennomføring av anskaffelsen. Når innkjøpet er sluttført, er protokollen komplett og kan skrives ut og arkiveres.
-
Riktig innkjøpsprosedyre. Løsningen benytter parametere som type vare eller tjeneste og anskaffelsens antatte verdi for å vise mulige anskaffelsesprosedyrer. Dersom parametrene gir tilslag på flere mulige prosedyrer kan brukeren velge en av dProSuse foreslåtte prosedyrene, eller velge å bli stilt ytterligere spørsmål for å velge riktig prosedyre. ProSus vil til slutt anbefale en spesifikk prosedyre.
-
Dokumenterte begrunnelser. Gjennom valgene brukeren foretar seg blir valget av anskaffelsesform dokumentert. ProSus vil kreve av brukeren at svar på spørsmål begrunnes. DProSuse begrunnelsene vises i anskaffelsesprotokollen.
-
Oppdaterte rutiner. Rutiner skal forvaltes gjennom en administratorfunksjon. Denne kan oppdatere rutinene slik at de til enhver tid er i tråd med regelverket, samt evt. interne rutiner. Administratoren kan korrigere anskaffelsesrutinene, slik at innkjøp påbegynt etter en endring vil følge den oppdaterte prosedyren. Tidligere påbegynte anskaffelser vil ikke berøres av slike endringer.
ProSus leveres i samarbeid med EDB Telesciences.
|
