NTNU

Når innsida skal ut

Intranettet på NTNU – Innsida – betjener en liten by i byen med 20 000 studenter og 5000 ansatte. Da Informasjonsavdelingen skulle bygge en ny innside fra bunnen ønsket de en erfaren partner med på laget.

Informasjonsavdelingen ved NTNU teller 25 ansatte, og har overordnet ansvar for intern og ekstern kommunikasjon ved NTNU. Blant oppgavene er forskningsformidling, markedsføring, rådgivning og gjennomføring av arrangementer.

Ønsket ekstern kompetanse

– Vi skulle bytte ut vårt gamle intranett - "Innsida" - som hadde vært i drift siden år 2000, og trengte en prosjektleder til jobben. To ganger tidligere har vi stått på hoppkanten, men ikke klart å gjennomføre svevet på grunn av mangel på ressurser og fordi jobben er svær og kompleks, forteller Jan Erik Kaarø, nettredaktør og nestleder i Informasjonsavdelingen.

Kompleks jobb

Det gamle intranettet var akterutseilt både teknisk og funksjonelt. Universitetet trengte derfor et nytt system som både skulle være informasjonskanal, arena for samarbeid og inngangsport til andre systemer innenfor og utenfor NTNU. NTNU bestemte seg for å bygge opp det nye systemet helt fra bunnen, og vrake alt i det gamle intranettet.

Erfaren prosjektleder

– Vi vurderte prosjektledere fra to firma og valget falt på Fundators kandidat. Han hadde solid IT-bakgrunn, hadde jobbet i tilsvarende prosjekter tidligere og hadde masse erfaring. Han kjente også NTNU godt etter tidligere både å ha studert og jobbet på universitetet, sier Kaarø.

Prosjektlederen ble engasjert våren 2009 og ledet arbeidet i forprosjektet som varte i ett år. Deretter var han leder for hovedprosjektet fram til sommeren 2012. Han ledet arbeidet med å kartlegge brukerbehov og utarbeide kravspesifikasjon og hadde ansvaret for utviklingen av det nye intranettet.

Bygget opp internt — med smarte bidrag eksternt.

Første versjon av NTNUs nye intranett - Innsida 2.0 - ble lansert sommeren 2012, og systemet er nå i ordinær drift. Utviklingsprosjektet fortsetter imidlertid ut 2013. Det er i sin helhet bygget internt i NTNUs IT-avdeling, basert på publiseringssystemet Liferay.

Kaarø forteller at Fundators kanskje viktigste bidrag til NTNU var prosjektlederens kompetanse i SCRUM.

- Vår IT-avdeling hadde erfaring med andre metoder for smidig utvikling, men ikke SCRUM. Basert på det vi lærte i Innsida-prosjektet benyttes nå SCRUM i de fleste av utviklingsprosjektene til NTNU IT.